Co musí splňovat informační systém?
- Neměnnost: technické prostředky musí zaručit, že v uložených záznamech nelze údaje dodatečně upravovat (§ 7 odst. 1 vyhlášky).
- Historie: systém zaznamenává všechny činnosti provedené v dokumentaci a umí ji vyřazovat (§ 6).
- Identifikátory: každý záznam má unikátní identifikátor ve formátu podle standardu elektronického zdravotnictví (§ 55a odst. 1 zákona); systém vede jejich seznam (§ 7 odst. 2 vyhlášky).
- Přenositelnost: dokumentaci musí jít převést do výstupního formátu podle standardu elektronického zdravotnictví (§ 55c zákona, § 7 odst. 9 vyhlášky).
Jak často se zálohuje?
- Bezpečnostní kopie nejméně jednou denně, pokud se ten den data změnila, a to na jiné technické prostředky než originál (§ 7 odst. 3).
- Kopie pro dlouhodobé uchování nejméně jednou za kalendářní rok, bez možnosti dodatečných zásahů, čitelné po celou dobu uchování a přístupné jen oprávněným osobám (§ 7 odst. 5 a 6).
- Nosiče: před koncem životnosti nosiče se záznamy přenesou na jiný (§ 7 odst. 4).
Jak se elektronické záznamy autorizují?
- Záznamy předávané jiné osobě: časové razítko (resortní nebo kvalifikované) a elektronická pečeť poskytovatele nebo elektronický podpis zdravotnického pracovníka s identifikací poskytovatele (§ 55a odst. 4 zákona).
- Záznamy, které se nepředávají: způsobem, který určí poskytovatel; z autorizace musí být zřejmé, kdo správnost potvrdil, a datum a čas záznamu (§ 55a odst. 5).
- Lhůta: nejpozději v průběhu dne nebo směny, kdy byl záznam proveden (§ 11 odst. 3 vyhlášky).
Jak převést papírové dokumenty do elektronické podoby?
- Dokument převedete do elektronické podoby, typicky skenem.
- Doplníte doložku, která převedení potvrzuje.
- Doložku podepíše osoba, která převod provedla, resortním nebo uznávaným elektronickým podpisem.
- Připojí se časové razítko.
- Teprve potom smí poskytovatel papírový dokument zničit (§ 7 odst. 7).
Je zkopírování textu z papírové zprávy převodem?
Ne. Přepsání nebo zkopírování textu papírové zprávy do záznamu není převod podle § 7 odst. 7 vyhlášky. Kdo chce papírový originál zničit, musí ho převést s doložkou, podpisem a časovým razítkem.
Musí poskytovatel vydat výstup na papíře?
Na žádost pacienta ano. Výstup převedený do listinné podoby nese datum převedení, podpis a jméno pracovníka, který převedení provedl (§ 7 odst. 8).